In deze privacyverklaring wordt uitgelegd hoe Olympic Moves met (persoons)gegevens omgaat die Olympic Moves ontvangt door inschrijving, deelname en/of bijdrage aan de schoolsportcompetitie.
Olympic Moves respecteert de privacy van alle deelnemende scholen, leerlingen, studenten, scheidsrechters, organisatoren en andere betrokkenen. Wij dragen er zorg voor dat de persoonlijke informatie die wordt verschaft vertrouwelijk wordt behandeld.
Doel verwerking persoonsgegevens
Olympic Moves voert een administratie en verwerkt daarbij persoonsgegeven tot zo ver dit noodzakelijk is voor de organisatie en uitvoering van de schoolsportcompetitie Olympic Moves. Bij aanmelding voor deelname of bijdrage aan Olympic Moves vragen we om persoonsgegevens te verstrekken. Deze gegevens worden opgeslagen in onze administratie en alleen gebruikt voor de uitvoering van Olympic Moves.
• Olympic Moves verwerkt jouw persoonsgegevens voor de volgende doelen:
Verzenden van onze nieuwsbrief
• Communiceren over de uitvoering van de schoolsportcompetitie
• Het uitbetalen van vergoedingen wegens verrichtte werkzaamheden
Mailadressen van hoofdcontactpersonen en sportcontactpersonen worden toegevoegd aan de
mailinglist van de nieuwsbrief. De nieuwsbrief wordt maximaal 1x per maand verstuurd en bevat
belangrijke informatie omtrent de schoolsportcompetitie. Afmelden voor de nieuwsbrief kan op elk
moment (wettelijke verplichting). Contactpersonen zullen de nieuwsbrief blijven ontvangen gedurende het schooljaar waarin zij zich als contactpersoon hebben aangemeld.
Persoonsgegevens die wij verwerken
Hieronder vind je een overzicht van de persoonsgegevens die wij (mogelijk) verwerken:
Deelnemende scholen (hoofdcontactpersoon en contactpersonen per sport), studenten betrokken
bij de organisatie:
• Voor- en achternaam
• Telefoonnummer
• E-mailadres
Deelnemende leerlingen:
• Voor- en achternaam
• Klas
Scheidsrechters, jury en wedstrijdleiders:
• Voor- en achternaam
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Ervaring en kwalificaties
• Adresgegevens
• Bankrekeningnummer (voor de uitbetaling van vergoedingen).
Overige betrokkenen:
• Voor- en achternaam
• Telefoonnummer
• E-mailadres
Beeldmateriaal waaronder film en foto’s die gemaakt worden tijdens onze evenementen.
Grondslagen voor verwerking persoonsgegevens
Wij zorgen ervoor dat de verwerking van persoonsgegevens alleen rechtsmatig plaatsvindt. Op een verwerking van persoonsgegevens kunnen meerdere van de onderstaande grondslagen van toepassing zijn:
• Olympic Moves verwerkt persoonsgegevens waar daar een wettelijke verplichting voor is. De verwerking van uw persoonsgegevens door ons is noodzakelijk ter uitvoering van de wettelijke rechten en plichten die wij hebben.
• Olympic Moves verwerkt persoonsgegevens indien u daar toestemming voor heeft gegeven.
• De verwerking van persoonsgegevens kan ook plaatsvinden op grond van gerechtvaardigde belangen van Olympic Moves. Hieronder valt in ieder geval de verwerking van persoonsgegevens tot zo ver dit essentieel is voor het in stand kunnen houden en uitvoeren van de schoolsportcompetitie Olympic Moves.
Delen van persoonsgegevens met derden
Olympic Moves verstrekt gegevens niet aan derden. Gegevens worden alleen aan derden verstrekt indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de activiteiten van Olympic Moves of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.
Voorbeelden van verstrekking van gegevens aan derden:
• Per mail worden de poule-indelingen met persoonsgegevens (naam, telefoonnummers, mailadres) gecommuniceerd naar de deelnemende scholen per sport. Dit is nodig om onderling met elkaar te kunnen communiceren over de organisatie van een regionale finale en om over te kunnen stappen naar een andere regionale finale. Op de website worden geen persoonsgegevens geplaatst.
• Gegevens van leerlingen, contactpersonen en scheidsrechters worden doorgegeven aan een lokale organisatie voor de uitvoering van de regionale finale of The School Final.
• Bij atletiek en veldloop worden leerling gegevens (naam + klas) gevraagd. Dit is nodig voor een juiste scoreverwerking. Na afloop worden de uitslagen online gepubliceerd.
• Om te kunnen controleren of leerlingen op reglementaire wijze deelnemen aan Olympic Moves, worden de namen en klassen van deze leerlingen opgevraagd. Leerlingen waarvan het vermoeden bestaat dat zij een LOOT status hebben, kunnen ter controle worden doorgegeven aan de bond, die vervolgens kijkt of de betreffende leerling een LOOT status heeft.
Beveiligen van persoonsgegevens
Olympic Moves neemt de bescherming van gegevens serieus en neemt passende technische en organisatorische maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als je het idee hebt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met olympicmoves@kvlo.nl
Bewaartermijnen
Olympic Moves bewaart je persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor je gegevens worden verzameld tenzij er wettelijke bewaartermijnen gelden.
Bezwaar maken of gegevens inzien, aanpassen en verwijderen
Je hebt het recht op inzage, rectificatie of verwijdering van je persoonsgegevens. Voor een verzoek tot inzage, rectificatie of verwijdering kun je contact opnemen met de olympicmoves@kvlo.nl. Wij behandelen dit verzoek zo snel mogelijk doch uiterlijk binnen 4 weken. Je hebt heeft ten alle tijden het recht bezwaar te maken tegen een verwerking of om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit.
Deze privacyverklaring kan zonder voorafgaande kennisgeving worden gewijzigd bij wijzigingen in de bedrijfsvoering van Olympic Moves. Het is daarom raadzaam om regelmatig deze privacyverklaring te raadplegen.
Disclaimer
Olympic Moves kan niet aansprakelijk worden gesteld voor enige schade, in welke vorm dan ook, die voortvloeit uit informatie op deze website. Evenmin kan Olympic Moves aansprakelijk worden gesteld voor enige schade die voortvloeit uit het gebruik, het onvermogen tot gebruik of de resultaten van het gebruik van informatie op deze site.
Laatst gewijzigd op 11 september 2021
